預(yù)訂年會場地需要考慮哪些因素

2018年，年會活動高峰期已經(jīng)來到，你是不是還在為怎么選擇年會場地發(fā)愁?選大了太鋪張，老板不高興，選小了太小氣，員工不滿意;豪華點的怕開銷大，便宜點的怕服務(wù)差……怎樣才能面面俱到?其實選擇年會場地還是有一定的規(guī)律可循的。 選擇年會舉辦地的主要考慮因素 根據(jù)國外的相關(guān)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，會議策劃者選擇會議舉辦地時主要考慮的因素包括: (1)會議室的數(shù)量、大小和質(zhì)量。 (2)可商議的食品、飲料和房價。 (3)食品服務(wù)質(zhì)量。 (4)睡房的數(shù)量、大小和質(zhì)量。 (5)會議支持的服務(wù)和設(shè)備。 (6)結(jié)賬程序的效率。 除此之外，在地點的選擇上還會考慮當?shù)氐闹伟矤顩r、會議地點到機場的道路情況等。

    根據(jù)調(diào)查，美國的會議策劃者傾向于將會議安排在城中酒店、郊區(qū)酒店、風景區(qū)、機場酒店以及會議中心等。選擇城中酒店可以賦予參會者更多的機會參觀博物館、影劇院以及購物;而郊區(qū)酒店和風景區(qū)則為與會者提供了一個安靜、休閑、平和的世外桃源;機場酒店則適合那些快節(jié)奏的、比較緊急的會議類型;大型的會議則比較適合在中心城市的會議中心舉辦，因為一般的會議中心不提供客房，因此參會者須被安排在附近的酒店住宿。 會議場所應(yīng)當“因會而異” 我國的會議策劃者則較多地選擇風景區(qū)作為會議舉辦地，如海南的三亞、云南的昆明、山東的青島、四川的九寨溝、安徽的黃山等。也有很大一部分的會議會安排在大都市。

    那么國內(nèi)的會議策劃者選擇會議舉辦地的考慮因素有哪些呢? 

1.考慮會議類型 一般來說，大型會議會選擇在大都市舉辦，主要是便于安排食宿;舉辦培訓活動的較佳環(huán)境是專業(yè)培訓中心或旅游勝地的培訓點，在這里通常能提供專門服務(wù)人員和設(shè)施;研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境，因此需要比較安靜的場所，一般選擇郊區(qū)酒店為多;企業(yè)經(jīng)銷商年會或其他性質(zhì)的年會，其會議地點一般將根據(jù)會員的品位選擇一些風景名勝區(qū);而一些重大的獎勵、表彰會議則會選擇有較高知名度的會場舉行(如人民大會堂)，以顯示其非凡的意義。 

2.考慮舉辦地的知名度 如果仔細觀察和分析可以發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)選擇頻率高的會議舉辦地往往是知名度高的旅游地或都市，這與國內(nèi)參會者的個體行為有關(guān)。國內(nèi)的參會者費用一般由所在單位支付，他們可以通過參會獲得免費旅游的機會，因此在選擇上會更加趨向于知名度較高的旅游地或都市。很多年會之所以每年在不同的地方舉辦，就是為了滿足會員們的旅游需要。

3.考慮預(yù)算 會議通?？梢苑譃闋I利性和非營利性兩類，營利性會議是指通過會議的舉辦，主辦方直接從會議中獲取一定的利潤;非營利性會議則不以會議贏利作為直接目的，如政府會議、專業(yè)學術(shù)會議、經(jīng)銷商會議等。

    對于非營利性會議，會議策劃者將在會議主辦方的總體預(yù)算的基礎(chǔ)上進行項目預(yù)算分解，確定會議項目的內(nèi)容，然后決定與預(yù)算相當?shù)呐e辦地。營利性會議的策劃者則要充分考慮潛在參會人員的可接受費用預(yù)算，并據(jù)此選擇合適的會議舉辦地。